Sistemas de control de asistencia

Cliente: Servicio Nacional de Aduanas
Solución: Equipos de Control de Asistencia

Vigatec acompañó al Servicio Nacional de Aduanas en el proceso de modernización de las operaciones relacionadas al control de asistencia de los funcionarios.  Se trata de una necesidad de la institución que tiene cientos de colaboradores y que debe responder a requerimientos de organizaciones sindicales.

En Vigatec ofrecemos soluciones integrales para diversas operaciones, en esta oportunidad, la instalación de 106 equipos de control de asistencia de última generación, como relojes y lectores con biometría con reconocimiento de huella dactilar de Arica a Punta Arenas y varios puntos fronterizos del país, representaron la solución ante la solicitud del cliente.

El Escenario

El Servicio Nacional de Aduanas al igual que otros organismos públicos, tiene entre sus modalidades de manejo de personal, los bonos por comisión de servicio, por productividad, entre otros, por lo que tener el control de los horarios de acceso y término de la jornada laboral es indispensable para el correcto cumplimiento de los pagos a colaboradores.  Esta institución tiene organizaciones sindicales quienes velan por la remuneración completa y oportuna de los trabajadores, además llevan el control acerca de los compromisos adquiridos por parte del estado en cuanto a negociaciones colectivas.

La Propuesta de Vigatec

Vigatec ofreció a las oficinas del SNA a nivel nacional, la instalación de equipos reloj control SYNERGY con detección de huella y lector de proximidad Mifare. El Software incorporado es tempo.net, estos dispositivos permiten llevar de manera centralizada, los cumplimientos de los horarios establecidos para cada funcionario y de esta manera estipular correctamente el procesamiento de sus salarios y mediciones de desempeño.

Los equipos de control de asistencia operan con UPS de respaldo de energía de 500 VA, los cuales hacen posible que, ante la interrupción o variabilidad de la energía eléctrica, puedan seguir operando por un período mayor y de esta manera la función para la cual fueron instalados se cumpla de manera apropiada.

Implementación

El proyecto de aduana se realizó en 2 etapas, la primera contempló la implementación de la plataforma informática que soportaría el proyecto de 59 relojes con servidores HP y un motor de bases de datos Oracle, con sus respectivas configuraciones en el Site de Aduana en Valparaíso.

Una vez puesta en marcha dicha plataforma, se dio inicio con la instalación de todos los puntos de Red y Eléctricos para cada uno de los equipos, para posteriormente proceder al montaje de los relojes y poblamiento de todas las tarjetas de funcionarios, desde Arica a Punta Arenas, dentro de una agenda de trabajo diseñada en conjunto con cliente.

La segunda etapa de instalación de los relojes (47 unidades), se realizó en los pasos fronterizos, para los cuales se consideró el mismo proceso y la plataforma TI establecida.

El Desafío

Uno de los principales desafíos a los que se enfrentó el equipo de Vigatec para llevar a cabo este proceso de instalación, estuvo relacionado con el mantenimiento de las estructuras de los edificios patrimoniales. Este requerimiento, pudo ser cumplido gracias a una rigurosa planificación y cuidado al momento de la ejecución de la solución.

Asimismo, el equipo humano se enfrentó a condiciones climáticas extremas, además de la altitud en algunas localidades, las cuales superaban los 4.000 mts, en especial en la zona de Arica, Iquique y Antofagasta. En materia de logística, hubo que emplear el uso de vehículos todo terreno para enfrentar caminos de alta complejidad, tierra, nieve, agua y otros, así como muchas horas de conducción para llegar a las localidades.

VIGATEC instaló kioscos de autoatención al público

Clientes: Ministerio de Desarrollo Social

Solución: Kioscos de autoatención

Desde el año 2013, Vigatec ha instalado módulos de autoatención en oficinas del Ministerio de Desarrollo Social y municipalidades a lo largo del país.  La implementación de este sistema cuenta con una aprobación del 86% por parte de la ciudadanía, quienes redujeron los tiempos de gestión de trámites de una manera considerable.

La tecnología que ofrece Vigatec, tiene como objetivo contribuir a la eficiencia de las operaciones de las instituciones a las cuales entrega sus servicios.  En este caso, a través de soluciones de autoatención las cuales entregan un promedio de 116 mil documentos mensuales, necesarios para trámites estatales.

El Escenario

Los postulantes a diversos subsidios del Estado, por ejemplo, habitacional, bono al adulto mayor, bono por hijo, aporte social permanente, subsidio familiar, por embarazo, entre otros, requieren de una Ficha de Protección Social o un Registro Social de Hogar para obtener alguno de estos beneficios.  El solicitante, en muchos casos mujeres embarazadas o con niños, debía asistir a las oficinas del Ministerio de Desarrollo Social a nivel regional u oficinas de municipalidades y realizar este trámite con varias horas de espera.

La Propuesta de Vigatec

El Ministerio de Desarrollo Social requirió de una solución tecnológica que eliminara los tiempos de espera para este trámite. Para lograrlo, Vigatec propuso la instalación de kioscos de autoatención con tecnología One Touch la cual consiste en reconocimiento digital de la huella dactilar y el carnet de identidad. Con esta fórmula, se realiza la operación de manera segura y el solicitante puede adquirir el documento de forma más expedita.

Esta herramienta cuenta con una aprobación del 86% por parte de la ciudadanía, quienes tramitan un promedio de 116 mil fichas al mes, a nivel nacional.  El proyecto se inició con 70 equipos en el año 2013 y con el paso del tiempo, el ministerio fue adquiriendo otros más, hasta llegar a los 215 que están instalados en la actualidad.

El kiosco cuenta con un software diseñado por Vigatec especialmente para ser empleado en este equipo, allí está almacenada toda la información de las bases de la institución. De esta manera se garantiza que los datos se mantengan actualizados, en la medida que el usuario suministra nuevos antecedentes para sus trámites.

Este módulo de autoatención tiene mucha usabilidad, ya que son diversos tipos de certificados los que puede emitir y no requiere de una mayor interacción ni conocimientos de informática. Es touch y como requisito solamente requiere el carnet de identidad y la huella digital.

El Desafío

Como todo proyecto, Vigatec ha tenido que sortear varios desafíos para que la implementación de la solución opere de la forma esperada por el cliente, en este caso, algunos puntos de atención no contaban con la calidad de internet necesaria para funcionar de forma óptima.

Para solucionarlo, Vigatec junto al Ministerio de Desarrollo Social realizaron movimientos en el plan establecido y concluyeron que la mejor opción era instalar los módulos en sitios que contaran con la velocidad de conexión requerida y que a su vez, resultaran convenientes para el público. De esta manera, desde el punto de vista social, el beneficio se sigue entregando, aunque para Vigatec haya significado un cambio significativo en la planificación inicial.

Actualmente, los kioscos representan un ejemplo de optimización de los recursos y agilidad en la operación.  Con esta implementación, el Ministerio de Desarrollo Social ha reducido los tiempos de espera de sus usuarios y mejorando la capacidad productiva de sus funcionarios.